Làm kế toán kho trên excel dễ hay khó?

Kế toán nói chung và kế toán kho nói riêng là một lĩnh vực thường xuyên phải sử dụng công cụ Excel để làm việc. Mặc dù hiện nay có sự hỗ trợ của rất nhiều các công cụ làm việc khác, đặc biệt là các phần mềm kế toán nhưng Excel vẫn luôn là một công cụ truyền thống với nhiều ưu điểm không thể thay thế được. Vậy, làm kế toán kho trên Excel dễ hay khó và cần nắm vững những kiến thức gì để đảm bảo cho việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên Excel được hiệu quả? Ngay sau đây, bạn hãy cùng với phần mềm kế toán miễn phí CNS.NET tìm hiểu và lý giải cho những câu hỏi ấy nhé.

1. Lợi điểm của việc làm kế toán trên Excel

Với những tính năng, các phép toán được lập trình sẵn, Excel là công cụ quan trọng giúp cho người làm kế toán, đặc biệt là kế toán kho thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều so với việc thực hiện thủ công.

Hơn nữa, kế toán trên Excel rất phù hợp với những doanh nghiệp cần có sự điều chỉnh thông tin linh hoạt trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Bởi lẽ, một trong những ưu điểm tuyệt vời của kế toán kho trên Excel là bạn có thể tự do chỉnh sửa, điều chỉnh biểu mẫu theo nhu cầu thực tế, thêm bớt các cột, các dòng, thậm chí là bỏ qua các trường thông tin không cần thiết để rút ngắn thời gian thực hiện. Trong khi đó, nếu sử dụng một phần mềm kế toán, bạn sẽ bắt buộc điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu đã được lập trình sẵn thì mới có thể nhận được kết quả trả về chính xác.

2. Kế toán kho trên Excel cần thực hiện những công việc gì?

Người làm kế toán kho nói chung, dù làm ở bất kỳ đâu, làm thủ công, làm trên Excel hay làm ở một phần mềm kế toán chuyên nghiệp thì cũng đều cần hoàn thành các nghiệp vụ kế toán và trách nhiệm của mình, cụ thể:

– Quản lý hoạt động, quá trình nhập xuất hàng hóa tại kho; kiểm soát hàng tồn kho;

– Tính giá, lập phiếu nhập xuất để chuyển dữ liệu sang cho các bộ phận khác liên quan trong doanh nghiệp;

– Theo dõi, tổng hợp số liệu, lập báo cáo nhập xuất tồn theo yêu cầu;

– Hạch toán các số liệu về giá vốn, doanh thu, công nợ;

– Báo cáo kế toán theo quy định và nộp các chứng từ liên quan;

– Theo dõi, tổng hợp công nợ, xác minh công nợ khi có yêu cầu hoặc xác minh theo định kỳ;

– Theo dõi, kiểm tra các hoạt động của kho, từ việc ghi chép vào thẻ kho, sắp xếp hàng hóa trong kho cho đến việc tuân thủ các quy định của công ty về quản lý kho.

– Đối chiếu số liệu ghi chép, tổng hợp với số liệu nhập xuất thực tế của thủ kho;

– Cùng với thủ kho trực tiếp kiểm đếm số lượng, kiểm tra hàng hóa nhập xuất kho với những đơn hàng có giá trị lớn hoặc khi được cấp trên yêu cầu;

– Kiểm kê kho đột xuất hoặc định kỳ và lập biên bản, nếu có sự chênh lệch giữa thực tế với sổ sách thì phải đề xuất xử lý ngay.

Với một khối lượng công việc nhiều như vậy, thông thường, người làm kế toán kho trên Excel phải mất thêm rất nhiều thời gian cho việc nhập số liệu, tính toán và lập báo cáo kế toán kho định kỳ. Nhưng giờ đây, với sự hỗ trợ đắc lực của các phần mềm kế toán, đặc biệt là một số phần mềm kế toán miễn phí ưu việt như CNS.NET sẽ giúp bạn “thảnh thơi” hơn rất nhiều. Việc của kế toán kho chỉ còn là kiểm tra, tổng hợp dữ liệu nhập xuất trên Excel, nhập số liệu đầu vào trên phần mềm kế toán. Sau đó, phần mềm kế toán miễn phí CNS.NET sẽ giúp bạn tất cả các công đoạn tính toán còn lại với những chức năng đã được lập trình sẵn, từ việc tính toán giá vốn, hàng tồn kho cho đến công nợ…

Có phiên bản dùng thử MIỄN PHÍ, đăng ký ngay tại: http://bit.do/SetupCNS

3. Các hàm thường dùng khi làm kế toán kho trên Excel

Các hàm tính toán là một lợi thế rất đặc trưng của kế toán Excel. Do đó, người làm kế toán cần phải biết rõ một số hàm thường dùng để tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn mang lại hiệu quả công việc cao.

– Hàm Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột trên Excel mà người làm kế toán thường dùng để trả về tên, mã hàng hóa, doanh thu, giá vốn, thông tin về người mua…

Công thức: Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X).

– Hàm if: Đây là hàm điều kiện giúp trả về giá trị tương ứng với điều kiện đặt ra, thường dùng cho việc tính lương thưởng, thuế thu nhập và thưởng doanh số.

Công thức: =If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)

– Hàm Sumif: Đây là hàm tính tổng có điều kiện, dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện được đặt ra. Hàm này thường dùng trong nghiệp vụ tổng hợp công nợ, tổng hợp số liệu nhập xuất tồn, cân đối phát sinh theo định kỳ hay kết chuyển cuối tháng trong Nhật ký chung…

Công thức: =Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng)

Hy vọng bài viết này có thể giúp ích được cho những ai đang làm việc trong lĩnh vực kế toán kho. Kế toán kho trên Excel tuy vẫn rất hiệu quả nhưng với khối lượng công việc lớn thì giờ đây cần thêm nhiều sự hỗ trợ đắc lực khác nữa. Một phần mềm kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp cho công việc của bạn được trôi chảy, hiệu quả và trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.