Nên dùng phần mềm kế toán hay excel để nâng cao hiệu quả

Kế toán là một chuỗi các nghiệp vụ có liên quan đến nhau nhằm giúp các doanh nghiệp quản trị kinh doanh, quản trị tài chính hiệu quả. Thay cho việc làm kế toán thủ công thì kế toán Excel hay các phần mềm kế toán thông dụng khác đã ra đời và được ưa chuộng sử dụng trong nhiều năm qua.

Nếu như trước đây, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng phần mềm kế toán Excel trong việc thực hiện các nghiệp vụ hay hạch toán kế toán thì giờ đây, khi rất nhiều các phần mềm khác ra đời đã khiến cho các doanh nghiệp chần chừ hơn khi được hỏi: Nên dùng phần mềm kế toán hay Excel để nâng cao hiệu quả quản trị tài chính – kế toán.

Mỗi loại phần mềm đều có những ưu nhược điểm riêng. Để giúp các doanh nghiệp có cái nhìn khách quan và sự lựa chọn phù hợp nhất thì ngay sau đây, phần mềm kế toán miễn phí CNS.NET sẽ phân tích làm rõ sự khác biệt giữa phần mềm Excel và các loại phần mềm thông dụng khác dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Hãy cùng CNS.NET so sánh nhé!

1. Về quy mô áp dụng

Kế toán Excel được ứng dụng hiệu quả với các doanh nghiệp nhỏ với các nghiệp vụ kế toán cơ bản, cố hữu, ít khi có những phát sinh phức tạp.

Các phần mềm khác được xây dựng dựa trên những phân tích kỹ lưỡng nhu cầu thị trường, có thể áp dụng hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp với quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ, vừa và nhỏ cho tới các doanh nghiệp lớn, thậm chí là doanh nghiệp toàn cầu.

2. Về chi phí mua dùng phần mềm kế toán

Làm kế toán trên Excel, các doanh nghiệp không cần mua thêm bản quyền phần mềm, và có thể sử dụng các chức năng làm kế toán miễn phí trọn đời.

Với các phần mềm kế toán khác, mức chi phí đầu tư cũng không giống nhau giữa các phần mềm khác nhau. Thậm chí có những phần mềm còn phát sinh chi phí mỗi khi nâng cấp phiên bản nữa. Tuy nhiên, một số phần mềm miễn phí như phần mềm CNS.NET thì bạn không cần phải lo lắng quá nhiều về chi phí trong quá trình sử dụng mà chức năng làm kế toán cơ bản thì vẫn đầy đủ và tối ưu.

3. Về sự chủ động trong quá trình sử dụng

Kế toán Excel có một lợi điểm là người làm có thể tùy biến mà không cần đến yếu tố logic theo lập trình sẵn như các phần mềm khác. Trong quá trình làm việc, với những mục không cần thiết, bạn có thể chủ động bỏ qua mà không cần lo lắng đến góc độ đúng hay sai; bạn cũng có thể chủ động sáng tạo ra cách làm mới dựa trên khả năng của mình.

Trong khi đó, với các phần mềm làm kế toán chuyên nghiệp thì các khoản mục, quy định đã được lập trình sẵn và người làm kế toán bắt buộc phải thực hiện đầy đủ thì kết quả trả về mới chính xác. Để tối ưu hơn, bạn cần phải thường xuyên nâng cấp, cập nhật những phiên bản mới nhất.

4. So sánh phần mềm kế toán với Excel dựa trên số người làm việc

Làm kế toán excel chỉ cho phép một người thao tác tại một thời điểm nhất định. Trong khi đó, các phần mềm thông dụng khác cho phép nhiều người làm việc cùng lúc không ảnh hưởng đến nhau nhờ cùng kết nối với máy chủ và mạng internet.

5. Về việc lưu trữ và bảo mật dữ liệu kế toán

Kế toán Excel chỉ cho phép người làm lưu trữ dữ liệu trong nhiều năm thành nhiều files độc lập trên máy tính. Nếu files dữ liệu nặng thì thao tác sẽ khó khăn và việc mở ra kiểm tra sẽ rất chậm. Hơn nữa, tính an toàn và bảo mật không cao vì macro của Excel có thể bị các phần mềm diệt virut nghi ngờ và xóa mất hoàn toàn.

Dữ liệu kế toán trên các phần mềm khác được lưu trữ trên một kho dữ liệu riêng của phần mềm, ít khi bị trục trặc hay rủi ro.

6. Về việc hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán trên phần mềm Excel phải làm thủ công và làm hằng ngày mất rất nhiều thời gian và lãng phí nhân lực. Trong khi đó, trên các phần mềm kế toán thì công đoạn hạch toán có thể được thực hiện tự động. Sau khi thực hiện hết các nghiệp vụ kế toán, chỉ cần một cú nhấp chuột đơn giản là bạn có thể xem được việc hạch toán ra sao, không còn cần phải quan tâm nhiều đến chuyện Nợ/Có như thế nào nữa.

Dựa trên những so sánh trên đây, chắc hẳn các doanh nghiệp đã hiểu được những ưu nhược điểm của việc làm kế toán trên phần mềm hiện đại và làm kế toán trên phần mềm Excel. Kinh tế ngày càng phát triển, quy mô các doanh nghiệp ngày càng mở rộng, các nghiệp vụ kế toán phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp hơn là lý do khiến các chủ doanh nghiệp cần phải đầu tư lựa chọn cho mình một loại phần mềm kế toán chuyên nghiệp.

Đôi khi, bạn chẳng cần phải bỏ ra một số tiền lớn như tưởng tượng bởi có những phần mềm kế toán miễn phí như CNS.NET hay một số phần mềm khác cũng được tích hợp đầy đủ các tính năng kế toán cơ bản để giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức hơn trong hoạt động quản trị tài chính – kế toán.

Để trải nghiệm thử một phần mềm kế toán miễn phí, bạn có thể ĐĂNG KÝ ngay tại đây.