Khi nào nên sử dụng phần mềm kế toán excel
Phần mềm kế toán Excel là một trong số những phần mềm phổ biến được ứng dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kế toán – tài chính. Cũng như các phần mềm kế toán khác, việc làm kế toán trên excel cũng đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức hơn so với việc làm thủ công như trước kia. Chức năng làm kế toán trên Excel được cung cấp miễn phí nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu sử dụng cơ bản. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm vốn có, phần mềm Excel cũng vướng phải không ít nhược điểm khiến cho người làm kế toán phải đau đầu. Vậy, khi nào nên sử dụng phần mềm kế toán Excel? Nội dung dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời!.
Ưu nhược điểm của việc làm kế toán trên phần mềm Excel
1. Ưu điểm
– Cài đặt đơn giản, sử dụng dễ dàng: Excel là một công cụ tin học văn phòng đã quá phổ biến, quá quen thuộc đối với bất kỳ ai, đặc biệt là “dân” kế toán. Chính vì vậy, việc cài đặt, sử dụng, thao tác làm các nghiệp vụ kế toán trên phần mềm này cũng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Người làm kế toán không phải mất nhiều thời gian để học và làm quen, cũng không cần phải được đào tạo những kiến thức, kỹ năng chuyên sâu.
– Miễn phí: Phần mềm Excel hiện nay được phân phối rộng rãi và miễn phí cài đặt, sử dụng trên máy tính. Khi sử dụng các chức năng để làm kế toán, bạn cũng không cần phải mất thêm bất cứ chi phí nào.
– Trên phần mềm kế toán Excel, người làm kế toán có thể phân tích, tạo danh sách, lập báo cáo không cần sử dụng thêm các phần mềm hỗ trợ khác.
2. Nhược điểm
– Nếu cơ sở dữ liệu lớn, các nghiệp vụ kế toán nhiều và phức tạp thì việc làm kế toán trên Excel sẽ trở nên bị động, khó khăn và người làm không thể kiểm soát hết được dẫn đến thất thoát dữ liệu và nhiều rủi ro, hệ lụy khác.
– Lưu trữ dữ liệu trên máy tính không có sự an toàn và bảo mật. Các files làm việc có thể bị mất bất cứ lúc nào và khi ấy, bạn không thể khôi phục lại được.
– Làm kế toán trên Excel chỉ cho phép một người thao tác tại một thời điểm. Do đó rất khó cho việc bàn giao hay san sẻ công việc trong quá trình làm.
– Dữ liệu và kết quả công việc được lưu ở dạng các files độc lập khiến cho việc tìm kiếm, rà soát, tổng hợp dữ liệu và làm báo cáo tài chính cuối năm vô cùng bất tiện, khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức.
Nên sử dụng phần mềm kế toán Excel khi nào?
Kế toán Excel phù hợp với những công ty có quy mô nhỏ chỉ cần thực hiện các nghiệp vụ kế toán cơ bản, ít nghiệp vụ, ít phát sinh và các nghiệp vụ cũng đơn giản, không quá phức tạp. Khi đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát được tình hình tài chính – kế toán mà không cần phải đầu tư sử dụng các phần mềm kế toán chuyên nghiệp khác. Hơn nữa, yếu tố đơn giản của phần mềm Excel cũng giúp các doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm được thời gian, công sức cho việc đào tạo sử dụng.
Ngoài ra, với người làm kế toán mới ra trường hay chưa có nhiều kinh nghiệm thì việc thao tác làm kế toán trên Excel sẽ giúp nâng cao tay nghề và kinh nghiệm. Bởi nếu chỉ biết dùng phần mềm kế toán với các nghiệp vụ được lập trình sẵn thì kiến thức, kinh nghiệm của bạn cũng sẽ bị thui chột và đôi khi, bạn chẳng thể hiểu được bản chất của các nghiệp vụ kế toán phát sinh phức tạp.
Tuy nhiên, bất cứ doanh nghiệp nào khi xây dựng cũng đều hướng tới mục tiêu phát triển lớn mạnh và việc mở rộng quy mô doanh nghiệp là vấn đề sớm muộn. Khi doanh nghiệp phát triển đến một mức độ nhất định, các nghiệp vụ kế toán nhiều hơn, phức tạp hơn thì đòi hỏi doanh nghiệp cần phải sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế rủi ro. Nhưng nếu trước đó chỉ sử dụng phần mềm kế toán Excel thì việc nâng cấp lên là điều không thể, doanh nghiệp sẽ phải tiếp tục làm quen từ đầu với một phần mềm kế toán mới đáp ứng chức năng tốt hơn. Trong khi đó, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán miễn phí thì việc nâng cấp tính năng, thậm chí là nâng cấp lên phiên bản phần mềm kế toán trả phí lại vô cùng dễ dàng.
Phần mềm kế toán miễn phí CNS.NET với đầy đủ các tính năng cơ bản giúp đáp ứng tối ưu các nghiệp vụ kế toán – tài chính là một trong những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp. Bạn có thể đăng ký dùng thử ngay bây giờ để trải nghiệm nhé!
