Phân biệt phần mềm kế toán online và offline

Bất cứ ai, từ chủ doanh nghiệp cho tới kế toán trưởng hay các kế toán viên hiện nay đều không thể phủ nhận những tiện ích và giá trị mà một phần mềm kế toán mang lại cho hoạt động quản lý kế toán tài chính nói riêng và quản trị kinh doanh nói chung. Ở thời đại cộng nghệ 4.0 này, chúng ta sẽ không bàn tới việc quản lý bằng công cụ truyền thống là Excel mà sẽ phân chia phần mềm kế toán thành 2 loại chính là phần mềm kế toán online và phần mềm offline.

Vấn đề nằm ở chỗ hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang không biết là nên sử dụng phần mềm online hay offline vì tất cả các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay đều có thể giúp bạn giải quyết tốt bài toán hạch toán kế toán và báo cáo tài chính. Hơn nữa, không phải cứ xác định dùng phần mềm trong hoạt động kế toán là các doanh nghiệp phải “chạy đua” theo công nghệ online hiện đại.

Vậy, để giúp các doanh nghiệp lựa chọn một loại phần mềm phù hợp, đúng đắn nhất thì ngay sau đây, phần mềm kế toán CNS.NET sẽ đưa ra một số yếu tố phân biệt giữa phần mềm online và offline nhé.

1. Theo nhu cầu quản trị

Nhu cầu quản lý của doanh nghiệp quyết định đến việc lựa chọn dùng phần mềm online (làm việc thông qua mạng internet mọi lúc mọi nơi) hay offline (làm việc thông qua mạng LAN nội bộ).

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh hoặc bạn muốn cập nhật, theo dõi số liệu kế toán – tài chính mọi lúc mọi nơi chứ không nhất thiết phải đến công ty thì một phần mềm kế toán có khả năng dùng online sẽ là giải pháp tốt và hiệu quả hơn. Phần mềm online có ưu điểm là khả năng tự động cập nhật và đồng bộ lên hệ thống toàn bộ số liệu mà kế toán tại các chi nhánh nhập liệu. Như vậy, chỉ cần một vài cú nhấp chuột, chủ doanh nghiệp đã hoàn toàn có thể xem được số liệu tài chính – kế toán và kiểm soát được hiệu quả kinh doanh của toàn hệ thống mà không cần phải trực tiếp xuống từng chi nhánh để kiểm tra. Thậm chí bạn còn có thể kiểm tra ngay trên điện thoại di động của mình một cách tiện lợi và nhanh chóng.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp đang hoạt động ở quy mô nhỏ (không có nhiều cơ sở, chi nhánh), đồng thời cũng không có nhu cầu quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi thì tính năng online sẽ trở nên “thừa thãi” và phần mềm kế toán offline sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn.

2. Phân biệt phần mềm kế toán online và offline theo quy mô doanh nghiệp

Với những doanh nghiệp mới khởi nghiệp ở quy mô nhỏ, thông thường, các nghiệp vụ kế toán chỉ mới xoay quanh các hoạt động quản lý nội bộ. Khi ấy, việc lựa chọn phần mềm online hay offline chưa phải là vấn đề mà các chủ doanh nghiệp cần phải bận tâm, bởi vấn đề quan trọng hơn cả là việc phần mềm có đầy đủ tính năng để đáp ứng được nhu cầu quản lý hay không, các tính năng ấy có thông minh, hiệu quả, dễ sử dụng hay không và rất nhiều các yếu tố khác nữa.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp càng phát triển, quy mô càng mở rộng thì hệ thống dữ liệu và các nghiệp vụ kế toán sẽ càng nhiều và phức tạp hơn, việc sử dụng phần mềm kế toán offline để báo cáo tình hình cung của cả doanh nghiệp có thể sai sót bất cứ lúc nào. Để giải quyết vấn đề rủi ro này, bạn nên sử dụng phần mềm online để đồng bộ dữ liệu và cập nhật báo cáo tự động theo công thức được lập trình sẵn, hạn chế tối đa những hậu quả có thể xảy đến.

Trong rất nhiều các phần mềm kế toán hiện nay thì có phần mềm CNS.NET vừa sử dụng offline, vừa chạy được online mọi lúc, mọi nơi mà không cần thuê máy chủ, không cần chạy Teamviewer. Có phiên bản dùng thử MIỄN PHÍ, đăng ký ngay tại: http://bit.do/SetupCNS để thử trải nghiệm nhé.

3. Phân biệt theo chi phí đầu tư

Nếu sử dụng phần mềm kế toán offline, chi phí đầu tư ban đầu thường ít nhưng khi tính toán kỹ sẽ mất thêm các khoản phát sinh như hệ thống cơ sở vật chất, hệ thống máy chủ, ổ sao lưu dữ liệu, cùng với đó là chi phí bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất định kỳ.

Còn với phần mềm online, mặc dù chi phí đầu tư nhiều hơn nhưng phía nhà cung cấp luôn có dịch vụ hậu mãi tốt, có sự cam kết và đảm bảo với khách hàng. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng không tốn kém chi phí cho việc đầu tư hệ thống máy chủ hay lo lắng về tính bảo mật thông tin.

4. Mức độ an toàn của phần mềm kế toán online và offline

Dùng phần mềm offline đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần xây dựng một kho dữ liệu để sao lưu, lưu trữ. Việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu phụ thuộc vào kinh nghiệm và mức độ đầu tư của doanh nghiệp. Thậm chí nhiều doanh nghiệp còn cẩn thận lưu trữ ở nhiều kho khác nhau để tránh mất mát lớn trong trường hợp rủi ro xảy ra.

Nếu quy mô doanh nghiệp lớn thì kho dữ liệu này sẽ phải rất đồ sộ, việc quản lý dữ liệu trở nên phức tạp và không bảo đảm được an toàn, tính bảo mật. Khi đó, việc lựa chọn phần mềm online sẽ tối ưu và an toàn hơn.

Tuy nhiên, không phải phần mềm kế toán doanh nghiệp nào cũng đảm bảo được an toàn tối đa. Vậy nên, bạn cần phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín có chứng chỉ quốc tế về an toàn thông tin và hệ thống quản lý an ninh thông tin.

Dù là phần mềm kế toán online hay offline thì đều có ưu điểm và những rủi ro nhất định, phụ thuộc vào nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Để lựa chọn một phần mềm tối ưu nhất cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với phần mềm kế toán CNS.NET để được tư vấn trực tiếp nhé.