Khi chọn phần mềm kế toán cần lưu ý những gì để đầu tư hiệu quả?

Phần mềm kế toán đã và đang ngày càng trở thành “cánh tay phải” đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc kiểm soát các nghiệp vụ kế toán, giảm bớt các chứng từ, sổ sách không cần thiết, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Tuy nhiên, giữa rất nhiều các loại phần mềm miễn phí và trả phí hiện nay thì việc lựa chọn khiến cho các chủ doanh nghiệp cảm thấy khó khăn. Vậy, khi chọn phần mềm kế toán cần lưu ý những gì, ngay sau đây, hãy cùng phần mềm kế toán miễn phí CNS.NET thảo luận làm rõ nhé.

Một phần mềm kế toán như thế nào là phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là 6 tiêu chí “vàng” mà CNS.NET tổng hợp để giúp cho các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.

Tiêu chí 1: Phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Quy mô doanh nghiệp (nhỏ, vừa và nhỏ hay lớn) sẽ quyết định đến yêu cầu hạch toán tài chính – quản trị. Như tất cả chúng ta đều biết, một doanh nghiệp với doanh thu hàng chục tỷ, thậm chí hàng trăm, hàng nghìn tỷ đồng/năm sẽ có các nghiệp vụ và mức độ phức tạp trong hoạt động kế toán, hạch toán khác với những doanh nghiệp mà doanh thu chỉ vài tỷ đồng/năm.

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ ở mức quy mô nhỏ thì việc bỏ ra một ngân sách lớn chi trả cho một phần mềm trả phí hiện đại với nhiều tính năng đa dạng là cực kỳ lãng phí và không cần thiết. Bởi khi ấy, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng đến các tính năng cơ bản của một phần mềm kế toán miễn phí mà thôi.

Tiêu chí 2: Mua phần mềm kế toán phù hợp lĩnh vực hoạt động

Xét về mặt tài chính – kế toán thì chúng ta có thể phân chia các doanh nghiệp theo các lĩnh vực hoạt động như sau: doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp dịch vụ hay doanh nghiệp xây lắp.
Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong một lĩnh vực chuyên biệt với những yêu cầu chuyên biệt thì có thể thuê viết phần mềm riêng, phần mềm này sẽ được thiết kế theo đúng nhu cầu thực tế các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Với tính cá nhân hóa cao, một phần mềm thiết kế theo yêu cầu riêng sẽ đáp ứng tốt nhất nhưng đi kèm với đó là chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả chắc chắn sẽ cao hơn gấp nhiều lần so với việc sử dụng các nền tảng phần mềm sẵn có.

Các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay có ưu điểm là có thể sử dụng cho phần đông các doanh nghiệp bởi chúng đã được nghiên cứu kỹ lưỡng theo nhu cầu thị trường. Hơn nữa, các loại phần mềm đóng gói như CNS.NET còn có tính ổn định cao mà chi phí lại rẻ hơn nhiều so với phần mềm chuyên biệt viết riêng.

Tiêu chí 3: Phần mềm kế toán đáp ứng tốt các yêu cầu về kế toán tài chính – quản trị

Trong hoạt động kế toán của các doanh nghiệp, các nghiệp vụ kế toán được phân chia thành 2 mảng chính là kế toán tài chính (chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính cho các cơ quan nhà nước, ngân hàng, các nhà đầu tư) và kế toán quản trị (báo cáo các số liệu về khách hàng, mua sắm vật tư, hàng hóa, bán hàng, hàng tồn kho; số liệu về nhà cung cấp…).

Với một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và xây lắp thì yêu cầu trong việc tính giá thành rất cao, trong khi đó, các phần mềm kế toán thông dụng thường chỉ được thiết lập để tính toán những giá thành đơn giản. Do vậy, nếu các doanh nghiệp này muốn thực hiện tốt hơn nghiệp vụ tính giá thành thì cần đến một loại phần mềm chuyên sâu hơn.

Tiêu chí 4: Xem xét mức độ uy tín của nhà cung cấp

Khi chọn phần mềm kế toán cần lưu ý những gì? Mức độ uy tín của nhà cung cấp phần mềm là một trong những yếu tố mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Hãy xem xét thời gian hoạt động của họ và tham khảo ý kiến của người làm chuyên môn là các kế toán trưởng, kế toán viên bởi chỉ những người trực tiếp sử dụng mới biết rõ nhất đâu là phần mềm kế sở hữu các tính năng phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Tiêu chí 5: Lựa chọn phần mềm được cung cấp bởi doanh nghiệp có dịch vụ hậu mãi tốt

Với một sản phẩm mang tính đặc thù ngành nghề như phần mềm kế toán, bạn cần đặc biệt quan tâm đến chế độ hậu mãi của nhà cung cấp, bao gồm việc cung cấp các tài liệu chuyên sâu, video hướng dẫn sử dụng, các chương trình đào tạo, tổng đài tư vấn… Đặc biệt hơn nữa là dịch vụ bảo hành, sửa lỗi và điều chỉnh trong quá trình sử dụng, bởi đôi khi, bạn sẽ gặp phải những sự cố khiến cho công việc bị gián đoạn.

Tiêu chí 6: Phần mềm kế toán dễ sử dụng và có tính tùy biến cao

Một phần mềm với các tính năng nâng cao đặc biệt đến đâu nhưng lại khiến cho người dùng khó khăn trong việc sử dụng thì doanh nghiệp cũng không nên lựa chọn. Các chức năng thiết thực, đơn giản với giao diện dễ hiểu, dễ dùng, có khả năng tùy biến linh hoạt, khả năng cập nhật, nâng cấp khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, hoạt động kinh doanh tăng trưởng là yếu tố mà bạn không thể bỏ qua khi chọn mua phần mềm kế toán.

Trên thực tế, việc lựa chọn một công cụ phù hợp với chi phí phải chăng để hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản trị kinh doanh nói chung và kế toán nói riêng là vô cùng quan trọng. Phần mềm kế toán doanh nghiệp CNS.NET với đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế toán – tài chính như Tiền lương, Quản lý hóa đơn, Tài sản cố định, Thuế, Giá thành, Mua Bán hàng hóa, Quản lý kho, Công cụ dụng cụ, Hợp đồng… phù hợp với mọi doanh nghiệp với mô hình quản lý và quy mô khác nhau. Chúng tôi tự hào là đơn vị luôn mang đến cho khách hàng giải pháp phần mềm an toàn, ổn định, chính xác, nhanh chóng và tiện lợi nhất.

Trên đây là 6 nhân tố quan trọng mà các doanh nghiệp nên nhớ và ứng dụng khi muốn chọn mua phần mềm kế toán. Nếu đang băn khoăn khi chọn phần mềm kế toán cần lưu ý những gì thì bạn có thể tham khảo bài viết chia sẻ này của phần mềm kế toán miễn phí CNS.NET nhé.