Thay đổi ngay phần mềm kế toán khi mắc phải 4 dấu hiệu sau

Một phần mềm kế toán tốt sẽ đồng hành cùng các doanh nghiệp trên suốt chặng đường hoạt động và phát triển kể từ khi công ty mới thành lập. Tuy nhiên, nếu một khi nó có dấu hiệu “lỗi thời” không còn đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp trong hoạt động quản lý tài chính – kế toán thì cần phải thay thế để đảm bảo tốc độ phát triển. Đó là lúc doanh nghiệp cần dứt khoát thay đổi và cải tiến để sở hữu những phần mềm làm kế toán tốt hơn, hiện đại hơn và hiệu quả hơn.

Dưới đây sẽ là 5 dấu hiệu cho thấy một doanh nghiệp cần phải thay đổi phần mềm làm kế toán của mình. Hãy cùng phần mềm kế toán miễn phí CNS.NET theo dõi để bắt kịp xu thế này nhé.

Top 4 dấu hiệu khiến doanh nghiệp ngay lập tức thay đổi phần mềm kế toán

1. Doanh nghiệp cần quản lý hàng hóa ở nhiều địa điểm

Quy mô ngày càng mở rộng, doanh nghiệp bổ sung thêm nhiều hệ thống phân phối hàng hóa mới ở nhiều vị trí địa lý khác nhau, ở xa nhau là dấu hiệu đầu tiên chứng tỏ doanh nghiệp cần phải thay đổi phần mềm làm kế toán sở hữu các tính năng sao cho phù hợp. Bởi rất nhiều các loại phần mềm hiện nay chỉ có khả năng giúp người quản lý theo dõi tình hình hàng hóa ở một địa điểm duy nhất mà thôi. Khi đó, nếu muốn quản lý hàng hóa ở nhiều kho ở nhiều nơi khác nhau, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng nhiều bảng tính, vừa mất thời gian, vừa tốn nguồn lực, lại vừa đối mặt với mức độ rủi ro, sai sót rất cao.

Hơn thế nữa, việc quản lý như thế khiến cho các chủ doanh nghiệp khó có cái nhìn tổng thể về tình hình hàng hóa của doanh nghiệp mình. Việc nắm bắt các thông tin cần thiết như số lượng hàng hết hạn, số lượng hàng tồn kho… trở nên chậm chạp, đến khi nắm bắt được thì đôi khi đã quá muộn để đưa ra các kế hoạch, chương trình điều chỉnh kịp thời.

Ngoài ra, tình trạng trên sẽ càng trở nên xấu hơn nếu doanh nghiệp hoạt động theo hình thức nhập khẩu hàng hóa nước ngoài khiến cho việc quy đổi tiền tệ, xử lý công việc, hạch toán kế toán mất nhiều thời gian hơn.

2. Doanh nghiệp sử dụng quy trình hoặc phương pháp thu phí nâng cao

Ở những doanh nghiệp có lượng hàng hóa tồn kho lớn, người quản lý cần sử dụng các phương pháp kế toán phức tạp hơn so với các doanh nghiệp khác. Thông thường bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều có thể sử dụng kết hợp ba quy trình/phương pháp tính phí là tính giá xuất kho FIFO (nhập trước xuất trước) thường dùng cho các loại hàng hóa nhanh hỏng; tính giá xuất kho LIFO (nhập sau xuất trước) thường dùng cho các loại hàng hóa nhanh mất giá; hay tính phí bình quân là phương pháp hay sử dụng cho các loại hàng hóa ngành thực phẩm.

Nếu phần mềm kế toán mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng không đủ khả năng đáp ứng cả ba loại hình tính phí hàng tồn kho như trên thì đó là dấu hiệu quan trọng chứng tỏ doanh nghiệp cần tìm một loại phần mềm khác ưu việt hơn, hỗ trợ tốt hơn. Bởi nếu không thay đổi thì vô hình chung sẽ khiến cho bộ phận kế toán doanh nghiệp trở nên bận rộn hơn, tốn công sức hơn cho việc tính toán thủ công trên công cụ bảng tính excel. Mà một khi tính toán thủ công như thế thì rủi ro sai sót là không thể tránh khỏi.\

3. Doanh nghiệp hiện đang sử dụng quá nhiều phần mềm đơn lẻ

Trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp thường có nhiều mảng hoạt động khác nhau và đôi khi có những phần mềm không thể đáp ứng được hết tất cả các nghiệp vụ kế toán đó khiến cho doanh nghiệp phải kết hợp sử dụng nhiều loại phần mềm khác nhau để phục vụ các nhu cầu đơn lẻ. Hoặc có một trường hợp nữa là khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm kế toán không còn đáp ứng đủ nhu cầu khiến cho doanh nghiệp tìm kiếm các phương án hỗ trợ là các phần mềm khác. Vậy tại sao doanh nghiệp lại không thay thể một phần mềm làm kế toán tốt hơn, đa dạng chức năng hơn để đáp ứng nhu cầu của bộ phận kế toán?

Việc sử dụng quá nhiều phần mềm đơn lẻ không chỉ gây khó khăn cho người làm kế toán mà còn khiến họ dễ nhầm lẫn giữa hàng tá các thông tin và dữ liệu được cập nhật liên tục.

4. Phần mềm kế toán hiện tại khiến doanh nghiệp không thể nắm lượng hàng tồn kho

Lượng hàng tồn kho là một thông tin quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải nắm bắt để điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp. Sẽ như thế nào nếu doanh nghiệp không thể theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho hoặc không thể nắm bắt kịp thời số liệu này trên một phần mềm làm kế toán lỗi thời?

Dù doanh nghiệp của bạn đang gặp phải cả 4 dấu hiệu trên hay chỉ một dấu hiệu duy nhất thì cũng cần xem xét tìm kiếm một giải pháp phần mềm kế toán thay thế tốt hơn. Trước khi chọn lựa một loại phần mềm nào đó, doanh nghiệp nên dùng thử trước để kiểm tra chắc chắn sự phù hợp của nó.

Dùng thử phần mềm kế toán CNS.NET miễn phí tại đây.

Hy vọng rằng các doanh nghiệp sẽ luôn chủ động trong việc kiểm soát tình hình tài chính – kế toán của doanh nghiệp mình để ngày càng phát triển bền vững hơn.